某机关主任主持召开由协助分管文秘工作的副主任、秘书和文书参加的会议。会上，主任严肃地通报了本机关在传阅文件时丢失上级机关下发的一份重要文件的事件，要求秘书部门和文书部门说明原因，查找工作漏洞，并为此承担相应的责任。但有秘书人员认为，文件是领导们在传阅时丢失的，让秘书承担丢失的责任太冤枉。结合以上案例简述秘书承担丢失责任的原因，并指出秘书传阅文件的注意事项。