周一上午，某单位的行政值班人员刚把本周的行政值班提醒短信发送出去，就接到当天的轮值人员回复信息，告知其因家中有事，不能参加值班，请总值班室协调。在没事先告知的情况下，临时调整值班排班确实存在困难，值班管理工作人员只好与排在其后面的轮值人员逐个商量，告知情况，安排替代值班，才确保了值班室的24小时正常运转。请分析存在的问题，并指出应该如何处理